Создание полноценного информационного общества – одна из серьезнейших задач, обсуждаемых и решаемых сегодня на самом высоком уровне.
Одним из ключевых мероприятий по повышению эффективности деятельности законодательной власти в Курганской области стало внедрение в Курганской областной Думе системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО".
Отделом информатизации Курганской областной Думы был проведен анализ систем, существующих на рынке СЭДД в России.
Наиболее оптимальной было признана система "ДЕЛО", разработчик – компания "Электронные Офисные Системы" (ЭОС), Москва. В ноябре 2008 года был приобретен первый комплект лицензий системы с необходимыми для настройки и работы опциями сканирования, оповещения и уведомления, а также подсистемы "ДЕЛО-WEB".
Полноценная работа по внедрению системы "ДЕЛО" в Курганской областной Думе началась в мае 2009 года с подписания договора с партнером ЭОС в Кургане – компанией "БизнесТехнологии" на проектное обследование, описание и согласование справочников системы, описание настроек системы на действующую модель делопроизводства.
Следующим этапом внедрения системы "ДЕЛО" стало обучение специалистов и руководителей Курганской областной Думы по курсам пользователей и технолога системы "ДЕЛО". Для обучения был составлен и утвержден председателем Думы план, который позволил провести обучение специалистов без отрыва от их основной деятельности. Обучение проводили сертифицированные специалисты компании "БизнесТехнологии".
Завершающим этапом внедрения системы "ДЕЛО" стало составление технологических и пользовательских инструкций, а также разработка и внесение изменений в действующий регламент работы Аппарата Курганской областной Думы. Эту работу также выполнила компания "БизнесТехнологии".
В ходе реализации проекта внедрения системы "ДЕЛО" в Курганской областной Думе были выявлены некоторые особенности:
- номинально выделенные подструктуры, соответствующие комитетам и комиссиям Думы с целью создания единой системы документооборота как комитетов, так и областной Думы в целом;
- выделенное подразделение "Депутаты" с включением в качестве должностных лиц депутатов областной Думы;
- введение отдельного документа "Поручение руководителя отдела" (так называемые "устные распоряжения") для систематизации учета и контроля срока исполнения.
Весь проект внедрения удалось завершить до начала 2010 года.
К началу промышленной эксплуатации системы Курганской областной Думой были приобретены дополнительные лицензии системы "ДЕЛО", опции "Поточное сканирование", "ЭЦП и шифрование", "Мониторинг документов".
Эффект от внедрения электронного документооборота уже очевиден:
- появилась возможность более эффективно организовать коллективную работу над документами;
- увеличилась продуктивность работы с проектами документов в части согласования и утверждения его в электронном виде, а также возможность работы с версиями проекта документа;
- усилился контроль исполнения поручений;
- применение технологии поточного сканирования и масштабирование системы позволило снизить постоянные затраты Думы на канцелярские расходы;
- снизились затраты времени на обработку информации;
- повысилась оперативность получения необходимой информации.
Значительное влияние система "ДЕЛО" оказала на организацию работы общего отдела Курганской областной Думы:
- сократилось время на регистрацию документов;
- исключились потери информации через создание электронного архива документов;
- автоматизирована рассылка документов по электронной почте;
- автоматизирована печать конвертов для отправки документов почтой;
- сокращено время на подготовку статистических отчетов по работе с документами.
Развитие проекта. В планах Курганской областной Думы:
- внедрение внутриведомственной электронно-цифровой подписи, что в перспективе позволит полностью отказаться от документов 3-5 летнего срока хранения, заменив бумажные носители на электронные;
- внедрение системы "АРХИВНОЕ ДЕЛО" с возможностью передачи в Государственный архив документов с истекшим сроком хранения в Думе.
Практика использования системы "ДЕЛО" в Курганской областной Думе подтверждает: электронный документооборот сегодня стал одним из необходимых инструментов инновационного развития государственных структур.
С отзывом на проект можно ознакомиться на странице отзывов
Комментариев нет:
Отправить комментарий