На конференции "Российские Практики Электронного Правительства" ЭОС представит доклады о проекте по межведомственному электронному документообороту и об автоматизации многофункциональных центров госуслуг

В Конференция "Российские Практики Электронного Правительства", проводимой  Российской Ассоциацией Электронных Коммуникаций (РАЭК) примет участие компания "Электронные Офисные Системы" (ЭОС).  Мероприятие состоится 19 ноября 2010 года  и будет посвящено государственным, гражданским и бизнес-проектам  в сфере Government 2.0. Среди основных заявленных тем: взаимодействие между государственными органами власти и министерствами; государственные проекты в сфере ЭП, направленные на поддержку бизнеса и гражданские социальные проекты, созданные для влияния на важные государственные решения.  Организаторы подчеркивают, что  к обсуждению на конференции принимаются только реальные проекты, находящиеся в стадии реализации или предварительного тестирования.

Компания "Электронные Офисные Системы" является общепризнанным лидером в отрасли электронного документооборота и  имеет значительный опыт реализации проектов электронного правительства на всех уровнях органов власти. Уже более 17 субъектов РФ  приняли систему "ДЕЛО", разработанную ЭОС, как базовую для документационного обеспечения деятельности всех структур власти регионального и муниципального уровней. Порядка 400 администраций регионов, краев и областей работают в СЭД "ДЕЛО" (клиенты ЭОС). Компания принимает активное участие в разработке  концепции и внедрении системы Межведомственного электронного документооборота ( МЭДО). Предвосхищая будущее развитие проекта МЭДО, компания ЭОС  представила на рынок систему электронного взаимодействия "СЭВ".  Эта система обеспечивает возможность видеть, как идет работа с документами, направленными в другие организации, независимо от того, какие СЭД в них используются. Данное решение позволяет наиболее оптимальным образом решить задачу создания межведомственного документооборота.

Оргкомитет конференции, ориентируясь на лидирующие позиции и огромную отраслевую компетенцию,  пригласил компанию "Электронные Офисные Системы"  принять участие в мероприятии и поделиться успешным опытом реализации проектов в области электронного правительства.  В работе двух секций конференции примет участие Алексей Осотов,  заместитель начальника отдела маркетинга ЭОС. В сообщение  на секции "Взаимодействие между государственными структурами и ведомствами"  он расскажет о ходе реализации пилотного проекта по организации межведомственного электронного документооборота в федеральных органах исполнительной власти. Заявленная тема доклада – "Участие компании ЭОС в создании и реализации концепции Межведомственного электронного документооборота (МЭДО)".  В ходе работы секции "Государственные услуги для граждан" Алексей Осотов расскажет об успешном опыте организации многофункциональных центров оказания услуг в г.Шелехов Иркутской области и г. Гурьевск Калининградской области.

Организаторы надеются, что конференция станет эффективной площадкой, позволяющей государственным органам ознакомиться с  успешным практическим опытом,  а представителями бизнеса – обменяться необходимой информацией и контактами.

СЭД "ДЕЛО" установлена в Управлении федеральной службы по надзору в сфере природопользования по Иркутской области

В Управлении федеральной службы по надзору в сфере природопользования по Иркутской области завершился первый этап проекта по автоматизации документооборота. В качестве базового решения была выбрана система "ДЕЛО", разработанная компанией "Электронные Офисные Системы" (ЭОС).

До внедрения системы электронного документооборота в управлении уже использовалась бесплатная программа, позволяющая вести регистрацию и учет документов. Следующим шагом было решено повысить эффективность взаимодействия между отделами за счет  перехода к движению документов в электронном виде. И эту задачу уже невозможно было качественно и надежно  реализовать при помощи  бесплатно-доступных программ. Для обеспечения регистрации входящих и исходящих документов организации, сканирования документов и организации передачи документов в электронном виде из канцелярии в отделы, руководство Управления  приняло  решение о приобретении полнофункциональной системы электронного документооборота. Окончательный выбор был остановлен на программном комплексе "ДЕЛО".

В ходе реализации проекта Иркутским управлением Росприроднадзора были поставлены следующие задачи:

• Организация унифицированного порядка индивидуальной и коллективной работы с документами в отделах.
• Создание электронного банка некоторой части документов.
• Обеспечение оперативной доставки документов для исполнения в отделы.
• Организация поиска документов по набору реквизитов или по содержанию электронного документа.
• Обеспечение автоматизированного контроля за прохождением и исполнением документов.
• Сокращение сроков рассмотрения служебной корреспонденции.
• Организация оперативного доступа к документам.
• Обеспечение работы с удаленными подразделениями.

В результате реализации первого этапа проекта вся входящая и исходящая корреспонденция регистрируется в системе "ДЕЛО". Часть документов сканируется и передается в электронном виде для дальнейшей работы с ними.

На последующем этапе проекта планируется полностью исключить движение бумажных документов внутри организации. Для этого будет приобретен промышленный сканер и обеспечен перевод всех документов, поступающих в управление, в электронный вид. В удаленных подразделениях планируется установка  дополнительных  рабочих мест СЭД "ДЕЛО". Ожидается, что в результате будут обеспечены оперативность и прозрачность в  работе с документами.

Все работы по внедрению, настройке и обучению пользователей проводятся специалистами ООО "Информационное агентство "Референт" (Иркутск)  – официального партнера компании "Электронные Офисные Системы".

Автоматизированная система электронного документооборота органов пограничной службы Республики Беларусь получила аттестат соответствия требованиям по защите информации

27 сентября 2010 года успешно завершены работы по аттестации системы защиты информации Автоматизированной системы электронного документооборота органов пограничной службы Республики Беларусь. Решение полностью реализовано на базе системы электронного документооборота "ДЕЛО",  разработанной компанией  "Электронные Офисные Системы" (ЭОС).

Аттестат № 001 подтверждает соответствие системы защиты информации Автоматизированной системы электронного документооборота органов пограничной службы Республики Беларусь требованиям Закона Республики Беларусь № 455-3 от 10 ноября 2008 года "Об информации, информатизации и защите информации"  и постановления Совета Министров Республики Беларусь № 675 от 26 мая 2009 года "О некоторых вопросах защиты информации".

Совместная работа специалистов Государственного Пограничного Комитета Республики Беларусь, республиканского унитарного предприятия "Центр электронного документооборота БГУ" http://www.e-office.by (эксклюзивный партнер ЭОС в Республике Беларусь) и Научно-производственного республиканского унитарного предприятия "Научно-исследовательский институт технической защиты информации" позволила провести подготовку и аттестацию системы защиты информации на высоком организационном и техническом уровне.

Напомним, разработка проекта по автоматизации органов пограничной службы Республики Беларусь  началась в ноябре 2009 года с подготовки технической документации, настройки справочников и развертывания макетного образца автоматизированной системы электронного документооборота (АСЭД на базе СЭД "ДЕЛО"). Все запланированные работы были завершены до конца года. Проект осуществлял РУП "Центр документооборота" БГУ.

В начале 2010 года начался этап внедрения, первоочередной задачей которого стало обучение пользователей. Для ускорения процесса без потери качества предоставляемых услуг Центром было принято решение об обучении группами на базе медиа-класса Белорусского государственного университета. Специалисты предприятия разработали специальную методику. Каждому пользователю были определены роли, в соответствии с которыми участниками выполнялись взаимоувязанные действия в системе различных уровней: от руководителя крупного структурного подразделения до исполнителя. 

Приобретенные навыки охватывают действия должностных лиц при работе с документами при выполнении их функциональных обязанностей. Пользователи в максимально короткие сроки прошли обучение работе в системе электронного документооборота. Существенным результатом обучения пользователей является выработка технологии работы с различными видами документов, которая будет закреплена в процессе опытной эксплуатации.

InfoSecurity Russia’2010: обновленная линейка продуктов ЭОС для посетителей выставки Documation

Новые портальные продукты и новые возможности популярных СЭД представит на VII Международной выставке InfoSecurity Russia. StorageExpo. Documation’2010 компания "Электронные Офисные Системы" (ЭОС) – один из ведущих российских производителей и поставщиков систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, кадрового учета, архивного дела и хранения электронных документов, сыгравший немалую роль в формировании отечественных стандартов СЭД.

www.infosecurityrussia.ru

Созданная в 1994 году, компания ЭОС сегодня имеет более 2000 клиентов и свыше 150 000 внедренных рабочих мест. Значительный сегмент заказчиков ЭОС - финансовые учреждения, промышленные, производственные предприятия и предприятия ТЭК, государственные структуры, строительные, торговые компании. В числе крупнейших клиентов - ЦБ РФ, ВТБ 24, Счетная палата РФ, Государственная Дума и Совет Федерации, ВГТРК/ГТРК "Культура".

"Сейчас стратегическая задача нашей компании — освоение регионов. Поэтому нам очень импонирует широкий региональный охват аудитории нынешней, обновленной выставки InfoSecurity Russia. StorageExpo. Documation’2010, тематическое наполнение ее программы и ориентированность ее на целевые группы. За последние два года в компании разработаны новые системы, успевшие уже набрать и свою клиентскую базу и получить опыты внедрения, а также значительно обновлены уже популярные СЭД. Основные цели нашего участия в выставке — расширить круг заказчиков из регионов, проинформировать потребителей о наших новых продуктах ECM-класса для современных динамично развивающихся компаний и познакомить с новыми возможностями уже завоевавших рынок систем. Мы решили, что обновленный продукт для обновленной выставки — это звучит символично", - комментирует начальник отдела маркетинга компании ЭОС Елена Иванова.

Выставка InfoSecurity Russia. StorageExpo. Documation’2010 пройдет с 17 по 19 ноября в Москве, в павильоне 4 КВЦ "Сокольники". Все три дня на стенде ЭОС №D21 будут работать специалисты, которые проведут мастер-классы по продуктам компании; каждый желающий сможет опробовать все системы в работе и получить консультации по вопросам применения портальных решений, организации ЭДО, применения ЭЦП.

Представители компании расскажут о проектах в многофункциональных центрах и об оказании электронных услуг, продемонстрируют внедренные проекты в области построения электронных правительств в регионах и дадут информацию по сертифицированным региональным партнерам, которые на месте, в вашем регионе, смогут оказать вам полный комплекс услуг ЭОС.

"На стенде компании, - говорит Елена Иванова, - будут представлены решения, воплотившие весь опыт и компетенцию ЭОС: система электронного документооборота и портальное решение EOS for SharePoint, система ЕСМ-класса eDocLib и система для работы с ЭЦП - EDSIGN, а также продемонстрированы все новые возможности таких наших широко известных систем, как "АРХИВНОЕ ДЕЛО", "КАРМА", "КАДРЫ" и, конечно, самая популярная, по данным DSS Consulting, система в России, обеспечивающая бессменное многолетнее лидерство нашей компании на рынке СЭД — система "ДЕЛО".

Подробнее об экспозиции ЭОС см. здесь: http://www.infosecurityrussia.ru/2010/expo/eos

Для участия в выставке необходима предварительная регистрация: www.infosecurityrussia.ru/visitors/go.

Компания "Электронные Офисные Системы" приглашает коллег — отечественных и зарубежных разработчиков ПО к участию в выставке.

Резервирование стендов: http://www.infosecurityrussia.ru/expo/res/.

Общий список подтвержденных компаний-участников: www.infosecurityrussia.ru/2010/expo/.

Руководство выставки: www.infosecurityrussia.ru/org.

На снимке: Елена Иванова

Фонд Обязательного Медицинского Страхования Иркутской области продолжает автоматизацию документооборота с помощью системы "ДЕЛО"

ГУ Территориальный Фонд Обязательного Медицинского Страхования граждан Иркутской области продолжает автоматизацию документооборота в своих структурах при помощи системы "ДЕЛО" (разработка компании "Электронные Офисные Системы " (ЭОС)). Проект ведет  ООО Информационное Агентство "Референт" - Серебряный партнер ЭОС в Иркутске. 

Первый этап проекта по переходу на электронный документооборот  стартовал в 2007 г.     В качестве системы автоматизации документооборота, после проведения сравнительного анализа предложений, была выбрана СЭД "ДЕЛО", хорошо зарекомендовавшая себя в процессе эксплуатации в самых различных государственных и коммерческих организациях, в том числе, территориальных фондах медицинского страхования. На начальном этапе проекта  были автоматизированы рабочие места всех начальников отделов и приемной.  С помощью системы "ДЕЛО" была обеспечена регистрация поступающей и отправляемой документации, реализованы удобные механизмы контроля исполнительской дисциплины и взаимодействия между отделами. Также была внедрена опция "Сканирование" для перевода бумажных документов в электронный вид.

 За прошедший год  к системе "ДЕЛО" подключены шесть крупных филиалов территориального фонда в области: Иркутский, Ангарский, Братский, Усть-Илимский, Шелеховский и Усть-Ордынский. В них также средствами системы "ДЕЛО" автоматизированы регистрация поступающей и отправляемой документации,  контроль исполнительской дисциплины и взаимодействие между отделами. В ближайших перспективах предполагается  дальнейшее развитие проекта автоматизации. На следующем этапе планируется организация корпоративного межведомственного документооборота межу филиалами и исполнительной дирекцией. Также предполагается увеличение рабочих мест системы "ДЕЛО" и опций "Сканирование" в исполнительной дирекции ГУ ТФОМС граждан Иркутской области.

Отметим, что система "ДЕЛО" уже используется многими региональными фондами медицинского страхования. Среди них территориальный фонд обязательного медицинского страхования (ТФОМС) Приморского края, ТФОМС Омской, Иркутской областей, Ростовский областной фонд медицинского страхования, ТФОМС по республике Хакасия и многих других.

Одно из наиболее масштабных внедрений – проект создания Единой  системы электронного документооборота обязательного медицинского страхования (ЕСЭД ОМС) для  автоматизации Московского Государственного Фонда Обязательного Медицинского Страхования.

В результате  проекта в единую распределенную информационную систему были объединены свыше 600 лечебно-профилактических учреждений. 

Мобильная связь для электронных госуслуг в Гурьевском многофункциональном центре на основе СЭД "ДЕЛО"

Многофункциональные центры (МФЦ) по оказанию госуслуг в последнее время появились во многих городах России, однако и в тех проектах, которые были запущены уже довольно давно, не наблюдается стагнации. Одним из путей развития является расширение списка сервисов, доступных для пользователей, причем речь идет не только и о списке госуслуг, оказываемых в МФЦ. Так, в начале сентября текущего года в Гурьевском МФЦ, одном из первых открытых в России, на базе СЭД "Дело" реализован функционал SMS-контроля за исполнением услуги. Как отмечают создатели, использование мобильной связи – одно из перспективных направлений развития МФЦ.

Напомним, что проект по созданию многофункциональный центр по оказанию госуслуг в городе Гурьевске Калининградской области был запущен в 2008 году, а в 2009 году для организации системы электронного документооборота в рамках проекта по открытию МФЦ было выбрано решение компании ЭОС "Дело".

Использование СЭД "Дело" дало возможность автоматически прикреплять к регистрационной карточке заявления гражданина форму, отражающую порядок обработки документов с указанием  исполнителя и конкретной даты исполнения каждого пункта административных процедур. Таким образом, руководство МФЦ получило инструмент для контроля над исполнением услуги,  а также оперативную статистическую информацию для формирования отчетов и проведения анализа по качественным и  количественным показателям деятельности МФЦ.

Одной из важнейших составляющих проекта (бенефициар - Гурьевский МФЦ (Е. Дуров), исполнитель - компания "Весткомплюс") стал запуск интернет-сервиса, который позволил контролировать ход исполнения услуги c персонального компьютера или через информационный киоск с использованием Интернета. На сайте администрации муниципалитета размещена специальная форма, где заявитель может  ввести свою фамилию и регистрационный номер заявления, чтобы просмотреть статус исполнения заявления и проконтролировать соблюдение сроков его исполнения.

Заявителю не нужно звонить или лишний раз посещать МФЦ и стоять в очереди.  Он будет уведомлен о готовности документа и может придти за ним, когда он готов. Заметим, что в будущем вовсе не обязательно будет посещать МФЦ - гражданам будет предоставлена возможность получения документа в электронном виде. Но это действительно серьезная задача, так как для ее реализации необходимы изменения законодательства.

Когда механизм контроля над исполнением услуги с помощью интернет-запросов был реализован, было запланировано предоставить пользователям возможность контролировать ход исполнения услуги и посредством мобильной связи.

Интерес к мобильным сервисам обусловлен тем, что проникновение мобильной связи в регионе (и по всей России) гораздо выше, чем у интернет-доступа. "Мобильный телефон сейчас есть практически у всех, - отмечает Алекс Брудно, эксперт программы электронного правительства Европейского Союза, - а доступ в Интернет есть пока не везде. А нужно, чтобы пользователю было максимально удобно получать информацию".

В апреле 2010 года, в момент запуска проекта по реализации функций SMS-контроля над ходом исполнения услуги планировалось, что потребуется дополнительное конфигурирование СЭД "Дело", используемой в МФЦ. Однако, как рассказали участники проекта, для реализации функционала оказалось достаточно внутренних возможностей СЭД "Дело": дополнительного конфигурирования не понадобилось, лишь настройки. Именно этим и объясняются короткие сроки реализации проекта – в целом он занял менее 3 месяцев. "Мы можем смело рекомендовать СЭД "Дело" для реализации нестандартных проектов, - говорит г-н Брудно, - так как система может быть легко адаптирована под различные потребности заказчиков".

На данный момент для пользователей МФЦ реализованы две функции: SMS-информирование и SMS-запрос о ходе выполнения услуги. В рамках SMS-информирования заявитель получает SMS-сообщения при завершении определенного этапа оказания услуги, а вторая функция дает возможность заявителю в любое время самостоятельно отправить SMS-запрос и получить информацию о том, на какой стадии в данный момент находится исполнение услуги.

SMS-cервисы запущены совсем недавно – в начале сентября текущего года, однако специалисты МФЦ уже отмечают их востребованность. Индикатором этого является реакция посетителей МФЦ, для которых заполнение поля с номером мобильного телефона не является обязательным, однако большинство вносят свой номер. При этом посетитель дает согласие на оплату SMS-сообщения – частично расходы ложатся на абонента, а частично – на МФЦ. Заметим, что, так как SMS-сервисы запущены менее месяца назад, официальной статистики по количеству запросов пока нет – как сообщили организаторы проекта, статистика появится в ноябре и будет опубликована на сайте администрации. В частности будут опубликованы сравнительные данные по количеству интернет- и SMS-запросов.

В ближайшее время планируется  получение единого "короткого" номера для всех правительственных учреждений области, и тогда SMS-сервисы станут еще проще и дешевле.

Новые функции, как и весь проект, были реализованы при участии проекта "Поддержка электронного правительства в Российской Федерации" Европейского Союза (www.rusg2c.ru). Как рассказал Алекс Брудно, так как процесс внедрения системы контроля исполнения услуги успешно реализован, в дальнейшем опыт планируется тиражировать на все госуслуги, предоставляемые в регионе. "Для граждан возможность контролировать ход процесса очень важна – и речь не просто об удобстве, но и о возможности самостоятельно, не теряя времени, влиять на процесс, - комментирует Алексей Брудно. - Ведь бывает, что отказ получен из-за отсутствия какого-либо документа, а если информация о необходимости предоставления дополнительной справки оперативно дойдет до гражданина, он сможет исправить ситуацию, избежав таким образом отказа".

Заметим, что использование решений ЭОС в Калининградской области  развивается и по другим направлениям. Так, система "Дело" распространена на все региональные и муниципальные образования и в области налажен обмен документами внутри системы "Дело".

На основе решений "eDoclib" и "Дело"  построен и функционирует внутренний портал правительства Калининградской области. Электронная приемная правительства автоматически пересылает все поступающие электронные и обычные  письма (после сканирования) с сайта во внутренний портал правительства.

Выбор в пользу решений ЭОС Алекс Брудно прокомментировал так: "На данный момент это одна из лучших работающих систем, которая действительно прислушивается к пользователям и постоянно развивается".

В Следственном управлении Следственного комитета при Прокуратуре РФ по Сахалинской области приступили к использованию автоматизированного информационного комплекса (АИК) "НАДЗОР"

АИК "НАДЗОР" – специализированное решение, разработанное ЭОС и предназначенное для комплексной автоматизации документооборота и надзорной деятельности в органах прокуратуры. Помимо автоматизации классических делопроизводственных функций  система обеспечивает возможность для работы со специфическими задачами: учет и ведение уголовных дел, работа с фигурантами дел, ведение контрольных и надзорных производств по этим делам и т.п.

Стоит отметить, что АИК "НАДЗОР" уже внедрена в Генеральной прокуратуре РФ, Следственном Комитете при прокуратуре РФ, прокуратуре Москвы, других органах прокуратуры и приравненных к ним учреждениях в краях, областях, регионах России. Общее число установленных рабочих мест системы в органах прокуратуры составляет более шести тысяч.

В следственном управлении Следственного комитета при прокуратуре РФ по Сахалинской области на первом этапе планируется использовать систему в канцелярии. Это позволит построить систему делопроизводства на современном уровне: разработать и приступить к наполнению учетной базы документов и подготовить необходимые инструкции по делопроизводству с учетом использования автоматизированной системы документооборота. Затем предполагается расширить масштабы использования системы, предоставив современное программное обеспечение по документообороту всем работникам управления. Такой подход позволит повысить оперативность работы управления, обеспечит эффективный контроль исполнения документов, оптимизирует поиск документов и сократит время на подготовку дел.

На данном этапе все журналы регистрации переведены в электронный вид; для сотрудников, чьи рабочие места пока не автоматизированы, из системы автоматически распечатываются карточки: корреспондентская карточка, контрольная карточка, алфавитная карточка, статистическая карточка.

Организация учета и печатные формы полностью соответствуют инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях, утвержденной приказом Генеральной прокуратуры Российской Федерации от 5 июня 2008 года N 107.

Работы по настройке системы "НАДЗОР" и обучению пользователей выполняет ООО "ДиЛеММа" http://www.softinfo.ru/  – серебряный партнер ЭОС на Дальнем Востоке.

В Министерстве природных ресурсов и охраны окружающей среды Республики Беларусь начаты работы по созданию электронного архива

В любой организации с течением времени накапливается огромное количество бумажных документов. Эти документы необходимо не только безопасно хранить, но и иметь к ним удобный и оперативный доступ. Такие возможности обеспечивает программный продукт "АРХИВНОЕ ДЕЛО" (http://www.eos.ru/eos_products/eos_archive_delo/). Именно поэтому в Министерстве природных ресурсов и охраны окружающей среды было принято решение о создании электронного архива с использованием этого продукта (разработка компании "Электронные Офисные Системы" (ЭОС).

Проект ведет эксклюзивный партнер ЭОС в Республике Беларусь – РУП "Центр электронного документооборота" БГУ http://www.e-office.by. 

Технологами Центра проведены основные виды работ по созданию электронного архива:

• Обследование бумажного архива.
• Настройка системы "АРХИВНОЕ ДЕЛО" на технологическую схему архива министерства.
• Обучение пользователей работе в системе.
• Формирование (систематизация документов внутри дела) и оформление дел (единиц архивного хранения).
• Автоматизированная подготовка номенклатуры дел.

Проект продолжается.

В Курганской областной Думе внедрена система электронного документооборота "ДЕЛО" компании ЭОС

В настоящее время Президентом и Правительством РФ уделяется большое внимание развитию информационных технологий, автоматизации процессов взаимодействия органов исполнительной и законодательной власти, предоставлению государственных и муниципальных услуг населению с использованием современных средств телекоммуникационной и информационной поддержки.

Создание полноценного информационного общества  – одна из серьезнейших задач, обсуждаемых и решаемых сегодня на самом высоком уровне.

Одним из ключевых мероприятий по повышению эффективности деятельности законодательной власти  в Курганской области стало внедрение в  Курганской областной Думе системы  автоматизации  делопроизводства  и электронного документооборота "ДЕЛО".

Отделом информатизации Курганской областной Думы был проведен анализ  систем, существующих на рынке СЭДД в России. 

Наиболее оптимальной было признана  система "ДЕЛО", разработчик – компания "Электронные Офисные Системы" (ЭОС), Москва. В ноябре 2008 года был приобретен первый комплект лицензий системы с необходимыми для настройки и работы опциями сканирования, оповещения и уведомления, а также подсистемы "ДЕЛО-WEB".

Полноценная работа по внедрению системы "ДЕЛО" в Курганской областной Думе началась  в мае 2009 года с подписания договора с партнером ЭОС  в Кургане – компанией "БизнесТехнологии" на  проектное обследование, описание и согласование справочников  системы, описание настроек системы на действующую модель  делопроизводства.

Следующим этапом внедрения системы "ДЕЛО" стало обучение специалистов и руководителей Курганской областной Думы по курсам  пользователей и технолога  системы "ДЕЛО". Для обучения был составлен и утвержден председателем Думы план, который позволил провести обучение специалистов без отрыва от  их основной  деятельности. Обучение проводили сертифицированные специалисты   компании "БизнесТехнологии".

Завершающим этапом внедрения системы "ДЕЛО" стало составление технологических и пользовательских инструкций, а также разработка и внесение изменений в действующий регламент работы Аппарата Курганской областной Думы. Эту работу также выполнила компания "БизнесТехнологии".

В ходе реализации проекта внедрения системы "ДЕЛО" в Курганской областной Думе были выявлены некоторые особенности:

• номинально выделенные подструктуры, соответствующие комитетам и комиссиям Думы с целью создания единой системы документооборота как комитетов, так и областной Думы в целом;
• выделенное подразделение "Депутаты" с включением в качестве должностных лиц депутатов областной Думы;
• введение отдельного документа "Поручение руководителя отдела" (так называемые "устные распоряжения") для систематизации учета и контроля срока исполнения.

Весь проект внедрения  удалось завершить до начала 2010 года.

К началу промышленной эксплуатации системы  Курганской областной Думой были приобретены дополнительные лицензии системы "ДЕЛО", опции "Поточное сканирование", "ЭЦП и шифрование", "Мониторинг документов".

Эффект от внедрения электронного документооборота уже очевиден:

• появилась возможность более эффективно организовать коллективную работу над документами;
• увеличилась продуктивность работы с проектами документов в части согласования и утверждения его в электронном виде, а также возможность работы с версиями проекта документа;
• усилился контроль исполнения поручений;
• применение технологии поточного сканирования и масштабирование системы позволило снизить постоянные затраты Думы на канцелярские расходы;
• снизились затраты времени на обработку информации;
• повысилась оперативность получения необходимой информации.

Значительное влияние система "ДЕЛО" оказала на организацию работы общего отдела Курганской областной Думы:

• сократилось время на регистрацию документов;
• исключились  потери информации через создание электронного архива документов;
• автоматизирована рассылка документов по электронной почте;
• автоматизирована  печать конвертов для отправки документов почтой;
• сокращено время на  подготовку статистических отчетов по работе с документами.

Развитие проекта. В планах Курганской областной Думы:

• внедрение внутриведомственной электронно-цифровой подписи, что в перспективе позволит полностью отказаться от документов 3-5 летнего срока хранения, заменив бумажные носители на электронные;
• внедрение системы "АРХИВНОЕ ДЕЛО" с возможностью передачи в Государственный архив документов с истекшим сроком хранения в Думе.

Практика использования системы "ДЕЛО" в Курганской областной Думе подтверждает: электронный документооборот сегодня стал одним из необходимых инструментов инновационного развития государственных структур.

С отзывом на проект можно ознакомиться на странице отзывов

Компания ЭОС осуществляет внедрение программного комплекса "Архивный фонд 4.0" в государственных и муниципальных архивах Ставропольского края

Государственные и муниципальные архивы Ставропольского края заказали проект внедрения в государственных и муниципальных архивах Ставропольского края автоматизированной системы "Архивный фонд 4.0", предназначенной для ведения государственного учета, информационной поддержки и обеспечения сохранности архивных документов, создания научно-справочного аппарата к архивным документам. Проект осуществляет группа компаний "Бизнес ИТ" (Ставрополь), Серебряный дилер компании "Электронные Офисные Системы" (ЭОС) (Москва).

Программный комплекс "Архивный фонд 4.0" – разработка компании "Электронные Офисные Системы", выполненная по заказу Федерального архивного агентства –  это новое поколение программного обеспечения для государственных и муниципальных архивов, предназначенное для автоматизации передачи дел на хранение от организаций и предприятий.

Программный комплекс "Архивный фонд 4.0" является основой системы автоматизации централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

По данным на июль 2010 г. с программой начали работу почти все федеральные архивы и 80% государственных архивов субъектов РФ. Полностью перешли на ведение АФ4 госархивы приблизительно 25% субъектов Федерации, на следующий год планируется  подключение остальных.

Программный комплекс "Архивный фонд 4.0" передан в:

• Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ);
• Российский государственный архив древних актов (РГАДА);
• Российский государственный исторический архив (РГИА);
• Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА);
• Российский государственный архив военно-морского флота (РГАВМФ);
• Российский государственный архив экономики (РГАЭ);
• Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ);
• Российский государственный военный архив (РГВА);
• Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИАДВ);
• Российский государственный архив научно-технической документации (РГАНТД);
• Филиал Российского государственного архива научно-технической документации (РГАНТД) в Самаре;
• Российский государственный архив фонодокументов (РГАФД);
• Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД);
• Российский государственный архив социально-политической истории (РГАСПИ);
• Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ) и др.

В 2009 году Федеральным архивным агентством было принято решение о внедрении программного комплекса "Архивный фонд 4.0" в федеральных, государственных архивах субъектов РФ и муниципальных архивах.

В государственных и муниципальных архивах Ставропольского края внедрение программного комплекса "Архивный фонд 4.0" проводила компания "Бизнес ИТ" – партнер ЭОС.

Цель проекта внедрения автоматизированной системы ведения централизованного государственного учета архивных документов государственных и муниципальных архивов Ставропольского края - обеспечить:

• ведение учета и научно-справочного аппарата на уровне архивного фонда, описи, единиц хранения/единиц учета;
• учет движения документов;
• формирование паспортов архива и архивохранилища;
• формирование отчетов;
• поиск информации и топография.

Специалисты компании "Бизнес ИТ", прошедшие обучение и получившие сертификаты компании "Электронные Офисные Системы", проводили подробные консультации для работников государственных и муниципальных архивов Ставропольского края в классах Учебного центра компании "Бизнес ИТ".

В ходе консультаций были рассмотрены следующие вопросы:

• назначение программного комплекса "Архивный фонд 4.0";
• плюсы программы  (сравнение с предыдущей версией);
• установка и настройка программного комплекса "Архивный фонд 4.0", а также конвертация данных из ПК "Архивный фонд 3";
• основы работы с ПК на всех уровнях ведения учета от фондов до единиц хранения/единиц учета и документов.

В результате работы специалистов компании "Бизнес ИТ" программный комплекс "Архивный фонд 4.0" был установлен и настроен в обоих государственных архивах Ставропольского края (Государственный архив СК и Государственный архив новейшей истории СК), а также в 25 муниципальных архивах СК.

В настоящее время специалисты компании "Бизнес ИТ" оказывают консультационные услуги по сопровождению программного комплекса.

Строительно-монтажная компания "Востокнефтезаводмонтаж" расширяет применение СЭД "ДЕЛО"

Уфимское ОАО "АК ВНЗМ" расширяет использование системы электронного документооборота "ДЕЛО".  Подрядная  строительно-монтажная компания "Востокнефтезаводмонтаж"  выполняет работы на всей территории России и за ее пределами и обеспечивает услуги в области строительства объектов нефтегазового комплекса, полностью отвечающих международных стандартам.

Внедрение электронного документооборота было начато со сравнительного анализа возможностей предлагаемых на рынке продуктов. Выбор был сделан в пользу системы "ДЕЛО", разработанной  компанией "Электронные Офисные Системы". По словам специалистов "Востокнефтезаводмонтажа", СЭД "ДЕЛО" выгодно отличается от других известных СЭД продуманными и понятными механизмами решения конкретных задач. В качестве пробного шага было решено внедрить СЭД в канцелярии и, в частности, перейти к электронной регистрации документов.  Сотрудники предприятия сразу оценили простой и интуитивно-понятный интерфейс программы: работу с системой они освоили самостоятельно в процессе эксплуатации, без организации специальных учебных курсов. Руководство  компании отметило существенное повышении эффективности сотрудников:  время регистрации документов сократилось вдвое, а поиск необходимых материалов осуществляется за считанные секунды.  Заметим,  что в данном случае наглядно демонстрируется возможность  плавного и  постепенного  перехода от бумажного к электронному документообороту, обеспечиваемый системой. На нынешнем этапе планируется установка рабочих мест системы "ДЕЛО" в филиалах компании, в одном из них  регистрация документов уже автоматизирована. В  перспективе предполагается постепенно задействовать все возможности СЭД "ДЕЛО" и перейти к полностью автоматизированному документообороту.

Работы по внедрению системы осуществляет ООО "Медиалюкс" (Уфа), официальный партнер компании "Электронные Офисные Системы" (ЭОС).

В ОАО "Технобанк" началось внедрение системы электронного документооборота "ДЕЛО"

Постоянное увеличение объемов обрабатываемой корреспонденции, возрастающие требования к технологии управления документами, необходимость улучшить информационное взаимодействие всех структурных подразделений банка, в первую очередь, территориально удаленных, поставили перед руководством Банка вопрос о  внедрении современной системы электронного документооборота.

Выбор ОАО "Технобанк" системы "ДЕЛО", как базовой для организации корпоративного электронного документооборота, обусловлен надежностью и масштабируемостью решения, учетом и соблюдением всех требований действующих общегосударственных нормативных документов по организации документооборота и делопроизводства, а также  опытом РУП "Центр электронного документооборота" по внедрению системы в банковской сфере.

В июле-августе 2010 г. автоматизированы рабочие места сотрудников канцелярии центрального офиса Банка:

• проведено обследование системы управленческого документооборота Банка;
• разработаны схемы движения различных типов организационно-распорядительных документов, структура и виды взаимосвязей между ними;
• проведена установка системы, настройка БД и справочников с учетом оптимизации процессов подготовки и движения документов;
• для создания электронной базы документов настроена опция "Сканирование", установлен и подключен документный сканер;
• проведено индивидуальное обучение специалистов;
• разработаны шаблоны журналов регистрации документов.

Внедрение СЭД "ДЕЛО" в канцелярии Банка позволило получить следующие преимущества:

• переход от журнальной формы регистрации документов к автоматизированной: быстрая и удобная регистрация входящей, исходящей корреспонденции, внутренних документов (приказы по основной деятельности, приказы о командировании, распоряжения и т.д.) с помощью развернутой системы различных справочников (ФИО сотрудников, названия организаций, стандартные тексты, рубрики и т.д.);
• оперативный контроль исполнения поручений по документам;
• удобный и быстрый поиск информации о документах по любым реквизитам регистрационной карточки (РК);
• программное формирование реестров передачи документов, журналов регистрации входящей, исходящей корреспонденции, внутренних документов.

Уже на первом этапе начато построение сложной децентрализованной системы электронного документооборота Банка - обмен документами между центральным офисом и филиалом в г.Минске происходит в электронном виде. Это решило проблему территориальной удаленности филиала (обеспечена возможность совместной работы в рамках единой инфраструктуры) и уменьшило объем нерегистрируемой  внутренней корреспонденции филиала.

Проект ведет РУП "Центр электронного документооборота" БГУ – эксклюзивный партнер ЭОС в Республике Беларусь.

В Комитете градостроительства Администрации города Ставрополя внедрена СЭД "ДЕЛО"

Проект осуществила группа компаний "Бизнес ИТ" (г. Ставрополь), Серебряный дилер компании "Электронные Офисные Системы".

Специалисты компании "Бизнес ИТ" внедрили систему электронного документооборота "ДЕЛО" в Администрации города Ставрополя еще осенью 2008 года. Успешное использование программы на протяжении вот уже двух лет позволило по достоинству оценить ее возможности.  С целью обеспечения максимально быстрой и результативной работы, автоматизация документооборота проводится с помощью СЭД "ДЕЛО" и в комитетах Администрации города Ставрополя.

В Ставропольском крае ряд государственных структур уже являются пользователями СЭД "ДЕЛО": Государственная Дума Ставропольского края; Министерство труда и социальной защиты населения СК; Прокуратура СК; Управление Федеральной службы РФ по наркоконтролю по СК; Избирательная комиссия СК; 16-ый Арбитражный Апелляционный суд г. Ессентуки; Арбитражный суд СК и др.

Такое широкое использование СЭД "ДЕЛО" в крае стало еще одним аргументом в пользу выбора именно этой системы.

В 2009 году специалисты компании "Бизнес ИТ" внедрили систему "ДЕЛО" в Комитете градостроительства Администрации города Ставрополя. Автоматизация работы с входящими, исходящими и внутренними документами значительно упростила процедуры контроля и поиска. Однако, не все отделы Комитета градостроительства Администрации Ставропольского края имели доступ к единой базе. Поэтому невозможно было автоматизировать процесс согласования проекта документа, и существовала необходимость в увеличении количества автоматизированных рабочих мест.

Целью проекта являлось создание единой системы электронного документооборота в Комитете градостроительства Администрации г.Ставрополя, которая позволит:

• упорядочить процессы регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
• упорядочить процессы подготовки, согласования, утверждения (подписания) нормативно-распорядительных документов администрации;
• упорядочить процессы контроля исполнительской дисциплины в процессе согласования проектов документов и в процессе исполнения утвержденных (подписанных) документов;
• снизить трудозатраты (материальные, временные) на подготовку, согласование и утверждение ОРД администрации, высвободить ресурсы;
• повысить прозрачность и управляемость процессов документооборота за счет представления средств контроля и отчетности.

В августе этого года специалисты компании "Бизнес ИТ" увеличили количество автоматизированных рабочих мест в Комитете градостроительства Администрации г.Ставрополя. Это позволило автоматизировать каждый из отделов Комитета градостроительства Администрации г.Ставрополя.

Таким образом, каждый из отделов Комитета получил доступ в систему "ДЕЛО", что обеспечило возможность автоматизации процесса согласования проектов документов.  Теперь работники Комитета градостроительства Администрации г.Ставрополя могут сохранять все версии документов в системе и отслеживать информацию о том, на какой стадии согласования находится тот или иной проект документа, кто его создавал.  

В настоящее время специалисты компании "Бизнес ИТ" оказывают консультационные услуги по сопровождению программного комплекса.

В ближайшее время планируется увеличение количества автоматизированных рабочих мест в Комитете градостроительства Администрации города Ставрополя. 

Веб-семинары ЭОС по электронному документообороту, ECM-системам и MS SharePoint

C 28 сентября по 26 октября ЭОС проводит серию веб-семинаров.

Темы и расписание

О достоинствах и преимуществах автоматизации документооборота практически для любой компании сказано уже очень много. Однако, как и всегда, путь от принципиального  решения до реального результата может быть совсем непростым. По каким критериям выбрать наиболее подходящую систему? Как обеспечить безопасность данных? Каковы общие тенденции в сфере электронного документооборота? Помочь с ответами на эти и многие другие подобные  вопросы постарались сотрудники компании "Электронные Офисные Системы" запланировавшей проведение цикла онлайн-семинаров по электронному документообороту.  Благодаря применению современных интернет-технологий, узнать о последних новостях индустрии и задать интересующие вопросы экспертам, можно будет, не выходя из своего офиса, и в наиболее подходящее для себя время. По словам сотрудников компании, использование нового формата – логичное продолжение мероприятий, направленных на ознакомление максимально широкой аудитории с возможностями электронного документооборота. В   программе цикла, состоящего из  пяти семинаров, рассчитанных на различную аудиторию – анализ актуальных тенденций на рынке, практический опыт успешных внедрений  в коммерческих компаниях и государственных структурах, обзор новых продуктов и их возможностей,  прогнозы на будущее.

Группа компаний "Основа Холдинг" закончила автоматизацию документооборота на базе ПО "ДЕЛО" компании "Электронные Офисные Системы" (ЭОС)

Группа компаний "Основа Холдинг" успешно занимается реализацией инвестиционных проектов в Омской области с 2005 года.

Приоритетными направлениями для Группы являются операции с коммерческой и жилой недвижимостью, производство строительных материалов,  гостиничный бизнес. "Основа Холдинг" реализует свои проекты при участии партнеров, ведущих предпринимателей и организаций, работающие в России. Среди финансовых структур предпочтение отдается наиболее крупным банкам: Сбербанк России, ФК "УРАЛСИБ", Абсолют Банк, Газпромбанк.

Компания ООО "ПромСвязь" (Омск), партнер компании ЭОС, осуществила поставку системы "ДЕЛО" для  ГК "Основа Холдинг" и  внедрила систему электронного документооборота на рабочих местах сотрудников подразделений.

На первом этапе поставлены рабочие места системы электронного документооборота "ДЕЛО" и подсистемы "ДЕЛО-WEB" (БД ORACLE). В связи с филиальной структурой холдинга рабочие места установлены для работы в  Москве и   Омске, где развернут сервер ПО "ДЕЛО".

В Москве и Омске развернут сервер ПО "ДЕЛО" для работы всего холдинга в терминальном  режиме

Следует отметить, что выбор в пользу автоматизации документооборота при помощи системы "ДЕЛО" был сделан благодаря эффективности и устойчивости системы, возможности тонкой настройки системы для нужд конкретного заказчика, а также удобству работы в системе, что подтверждено многолетним успешным использованием системы "ДЕЛО" в государственных и коммерческих структурах различного масштаба.

Внедрение системы "ДЕЛО" в ГК "Основа Холдинг" позволило:

• автоматизировать процессы обработки входящей и исходящей корреспонденции;
• упорядочить процессы внутрикорпоративного документооборота;
• перейти к единой схеме работы с документацией;
• сократить сроки регистрации и прохождения документов;
• повысить эффективность работы делопроизводственного персонала;
• обеспечить надлежащий контроль исполнения управленческих решений.

Поставку системы, а также услуги по внедрению и обучению сотрудников ГК "Основа Холдинг" оказывает партнер ЭОС – компания ООО "ПромСвязь".