Компания ЭОС осуществляет внедрение программного комплекса "Архивный фонд 4.0" в государственных и муниципальных архивах Ставропольского края

Государственные и муниципальные архивы Ставропольского края заказали проект внедрения в государственных и муниципальных архивах Ставропольского края автоматизированной системы "Архивный фонд 4.0", предназначенной для ведения государственного учета, информационной поддержки и обеспечения сохранности архивных документов, создания научно-справочного аппарата к архивным документам. Проект осуществляет группа компаний "Бизнес ИТ" (Ставрополь), Серебряный дилер компании "Электронные Офисные Системы" (ЭОС) (Москва).

Программный комплекс "Архивный фонд 4.0" – разработка компании "Электронные Офисные Системы", выполненная по заказу Федерального архивного агентства –  это новое поколение программного обеспечения для государственных и муниципальных архивов, предназначенное для автоматизации передачи дел на хранение от организаций и предприятий.

Программный комплекс "Архивный фонд 4.0" является основой системы автоматизации централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

По данным на июль 2010 г. с программой начали работу почти все федеральные архивы и 80% государственных архивов субъектов РФ. Полностью перешли на ведение АФ4 госархивы приблизительно 25% субъектов Федерации, на следующий год планируется  подключение остальных.

Программный комплекс "Архивный фонд 4.0" передан в:

• Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ);
• Российский государственный архив древних актов (РГАДА);
• Российский государственный исторический архив (РГИА);
• Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА);
• Российский государственный архив военно-морского флота (РГАВМФ);
• Российский государственный архив экономики (РГАЭ);
• Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ);
• Российский государственный военный архив (РГВА);
• Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИАДВ);
• Российский государственный архив научно-технической документации (РГАНТД);
• Филиал Российского государственного архива научно-технической документации (РГАНТД) в Самаре;
• Российский государственный архив фонодокументов (РГАФД);
• Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД);
• Российский государственный архив социально-политической истории (РГАСПИ);
• Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ) и др.

В 2009 году Федеральным архивным агентством было принято решение о внедрении программного комплекса "Архивный фонд 4.0" в федеральных, государственных архивах субъектов РФ и муниципальных архивах.

В государственных и муниципальных архивах Ставропольского края внедрение программного комплекса "Архивный фонд 4.0" проводила компания "Бизнес ИТ" – партнер ЭОС.

Цель проекта внедрения автоматизированной системы ведения централизованного государственного учета архивных документов государственных и муниципальных архивов Ставропольского края - обеспечить:

• ведение учета и научно-справочного аппарата на уровне архивного фонда, описи, единиц хранения/единиц учета;
• учет движения документов;
• формирование паспортов архива и архивохранилища;
• формирование отчетов;
• поиск информации и топография.

Специалисты компании "Бизнес ИТ", прошедшие обучение и получившие сертификаты компании "Электронные Офисные Системы", проводили подробные консультации для работников государственных и муниципальных архивов Ставропольского края в классах Учебного центра компании "Бизнес ИТ".

В ходе консультаций были рассмотрены следующие вопросы:

• назначение программного комплекса "Архивный фонд 4.0";
• плюсы программы  (сравнение с предыдущей версией);
• установка и настройка программного комплекса "Архивный фонд 4.0", а также конвертация данных из ПК "Архивный фонд 3";
• основы работы с ПК на всех уровнях ведения учета от фондов до единиц хранения/единиц учета и документов.

В результате работы специалистов компании "Бизнес ИТ" программный комплекс "Архивный фонд 4.0" был установлен и настроен в обоих государственных архивах Ставропольского края (Государственный архив СК и Государственный архив новейшей истории СК), а также в 25 муниципальных архивах СК.

В настоящее время специалисты компании "Бизнес ИТ" оказывают консультационные услуги по сопровождению программного комплекса.

В Комитете градостроительства Администрации города Ставрополя внедрена СЭД "ДЕЛО"

Проект осуществила группа компаний "Бизнес ИТ" (г. Ставрополь), Серебряный дилер компании "Электронные Офисные Системы".

Специалисты компании "Бизнес ИТ" внедрили систему электронного документооборота "ДЕЛО" в Администрации города Ставрополя еще осенью 2008 года. Успешное использование программы на протяжении вот уже двух лет позволило по достоинству оценить ее возможности.  С целью обеспечения максимально быстрой и результативной работы, автоматизация документооборота проводится с помощью СЭД "ДЕЛО" и в комитетах Администрации города Ставрополя.

В Ставропольском крае ряд государственных структур уже являются пользователями СЭД "ДЕЛО": Государственная Дума Ставропольского края; Министерство труда и социальной защиты населения СК; Прокуратура СК; Управление Федеральной службы РФ по наркоконтролю по СК; Избирательная комиссия СК; 16-ый Арбитражный Апелляционный суд г. Ессентуки; Арбитражный суд СК и др.

Такое широкое использование СЭД "ДЕЛО" в крае стало еще одним аргументом в пользу выбора именно этой системы.

В 2009 году специалисты компании "Бизнес ИТ" внедрили систему "ДЕЛО" в Комитете градостроительства Администрации города Ставрополя. Автоматизация работы с входящими, исходящими и внутренними документами значительно упростила процедуры контроля и поиска. Однако, не все отделы Комитета градостроительства Администрации Ставропольского края имели доступ к единой базе. Поэтому невозможно было автоматизировать процесс согласования проекта документа, и существовала необходимость в увеличении количества автоматизированных рабочих мест.

Целью проекта являлось создание единой системы электронного документооборота в Комитете градостроительства Администрации г.Ставрополя, которая позволит:

• упорядочить процессы регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
• упорядочить процессы подготовки, согласования, утверждения (подписания) нормативно-распорядительных документов администрации;
• упорядочить процессы контроля исполнительской дисциплины в процессе согласования проектов документов и в процессе исполнения утвержденных (подписанных) документов;
• снизить трудозатраты (материальные, временные) на подготовку, согласование и утверждение ОРД администрации, высвободить ресурсы;
• повысить прозрачность и управляемость процессов документооборота за счет представления средств контроля и отчетности.

В августе этого года специалисты компании "Бизнес ИТ" увеличили количество автоматизированных рабочих мест в Комитете градостроительства Администрации г.Ставрополя. Это позволило автоматизировать каждый из отделов Комитета градостроительства Администрации г.Ставрополя.

Таким образом, каждый из отделов Комитета получил доступ в систему "ДЕЛО", что обеспечило возможность автоматизации процесса согласования проектов документов.  Теперь работники Комитета градостроительства Администрации г.Ставрополя могут сохранять все версии документов в системе и отслеживать информацию о том, на какой стадии согласования находится тот или иной проект документа, кто его создавал.  

В настоящее время специалисты компании "Бизнес ИТ" оказывают консультационные услуги по сопровождению программного комплекса.

В ближайшее время планируется увеличение количества автоматизированных рабочих мест в Комитете градостроительства Администрации города Ставрополя.